CREW-ing ved hjelp av biblioteksystemet

Nesten alle biblioteker er nå fullt automatisert, og biblioteksystemet kan produsere nyttige rapporter til bruk i kasseringen. Du kan lage lister over beholdningen etter Dewey som viser:

  • siste utlånsdato for eksemplarer i sirkulasjon
  • dato for når eksemplaret ble innlemmet i samlingen
  • siste utlånsdato for materiale som ikke lenger er i sirkulasjon (gjerne magasinert)

Avhengig av biblioteksystem kan du sannsynligvis finne ut hvor mange ganger et eksemplar har vært utlånt samt utgivelsesdato for hvert volum i samlingen. Å kjøre rapporter for spesifikke fagområder som er utgitt før en spesifikk dato, vil gjøre det enklere å kassere i fagområder som endrer seg raskt, for eksempel datalitteratur. En rapport over «støvete» bøker lar deg enkelt plukke ut “hyllevarmere”. Men du må fremdeles undersøke om dette er materiale som brukes på biblioteket. Denne typen rapporter vil hjelpe deg med å finne fram til eksemplarer som mangler i en serie. Bøker som ikke har sirkulert på lenge, kan ha forsvunnet fordi de står feil plassert, har falt bak en hylle eller er stjålet. Informasjon fra rapportene kan være svært nyttig for raskt å kassere materiale som er enkelt å vurdere.

Dersom biblioteksystemet gir deg rapporter som ikke er helt i tråd med det du ønsker, så sjekk om du kan eksportere rapporten til et annet format, for eksempel Excel eller et annet regnearkformat.

Dersom ikke systemet tillater eksport til Excel, har du kanskje i stedet mulighet til å merke og kopiere informasjon inn i Excel. På denne måten kan du lage rapporten slik du ønsker, med de feltene som er relevante. Du vil sikkert ønske et felt hvor du for eksempel kan notere om en bok er tapt. Ta med deg rapporten til hylla, og gjør notater som er viktige for det videre arbeidet. Om en bok ikke finnes på hylla, bør du lete andre steder før du bestemmer om du skal merke eksemplaret som tapt.

Hvis du mangler informasjon om hvilke typer rapporter ditt biblioteksystem kan lage, eller er usikker på hvordan du kan lage rapporter tilpasset dine behov, kan du spørre din leverandør eller andre som kjenner ditt biblioteksystem. Systemleverandørene arrangerer kurs og har gjerne også manualer liggende på egne nettsider.

Eksemplarer som ikke har vært i sirkulasjon de tre siste årene
De færreste biblioteker har mulighet til å la bøker som ikke brukes stå på hylla. For de fleste Dewey-områdene anbefaler CREW at du ser på alle bøker som har vært eid av biblioteket i minst tre år og som ikke har vært lånt ut i den samme perioden. Start arbeidet med å skrive ut en rapport med disse kriteriene fra et bestemt emneområde. Dersom systemet tillater det, er det fint å få med følgende felt i utskriften: Forfatter, tittel, strekkodenummer, publiseringsdato, siste utlånte dato og antall eksemplarer for hver tittel. Ikke skriv ut en lengre rapport enn det du kan klare å kassere i en fire til seks ukers periode.

Bruk listene til å sjekke hyllene. Noter hvilke bøker som mangler, og ta ut de som er feilplassert. Selv om ca 80% av de titlene som ikke har sirkulert på tre år kan kasseres, er dette ingen automatisk prosess. Kasseringskandidatene må fremdeles sjekkes. Noen av titlene brukes kanskje mye i biblioteket, andre kan bli del av en utstilling for å bringe boka tilbake i sirkulasjon. Kanskje bør boka katalogiseres på nytt for å få en mer riktig plassering i samlingen. Noen titler trenger å skiftes ut fordi det har kommet nye utgaver eller mer oppdaterte titler på emnet.

Manglende eksemplarer som ikke finnes på hylla eller er utlånt, bør letes etter over en periode på to til tre måneder. Dersom eksemplarene ikke dukker opp innen rimelig tid, kan de regnes som tapt og fjernes fra bibliotekkatalogen. Noen ganger vil man oppdage bøker som ikke finnes i utskriften. Undersøk hvorfor eksemplaret står feilplassert. Kanskje trenger boka bedre merking eller lignende.

Noen bibliotekarer har foreslått at man bør forlenge tiden bøker står på hylla i dårlige økonomiske tider. Hensikten med dette er å beholde tilstrekkelig antall bøker på hylla. Teamet bak CREW mener at dette ikke er noen god ide. Gjentatte studier har vist at bøker som ikke har vært utlånt de tre siste årene, med svært liten sannsynlighet vil bli lånt ut de tre neste. Å beholde uønskede, uinteressante og ubrukte bøker på hylla, er til liten hjelp i dårlige tider.

Eksemplarer som har vært utlånt de tre siste årene
Når du er ferdig med første fase av prosessen, kan du bruke det samme systemet for å lage en liste over et utvalgt Dewey-område for eksemplarer som har vært i sirkulasjon de tre siste årene. Husk at bøker med høy sirkulasjon kan være i dårlig fysisk stand. De utslitte eksemplarene finner du på hylla. Vær også oppmerksom på bøker som har vært i bibliotekets eie i mange år, men kun har hatt ett til to utlån på denne tiden. Samlingen din kan også ha bøker som har stått stille på hylla inntil det ble et utlån helt inntil treårsgrensa du har satt. Selv om denne boka vil dukke opp på lista over bøker utlånt de siste 36 månedene, må du likevel benytte ditt eget skjønn for å vurdere om dette kun var en tilfeldighet.

Følg retningslinjene for CREW inntil hele samlingen har blitt gjennomgått og sammenlignet med utskriftene. Selv om det er fullt mulig å kassere uten å bruke rapporter, er de til stor fordel. De gir deg tilgang på informasjon om siste utlån, antall eksemplarer og annen informasjon som gjør kasseringen enklere. En rapport gjør det også enklere å finne tilbake til der du var i hylla, og du kan notere hvor lang tid det tar å gjennomgå et område. Hvis du noterer hvilke bøker som er tatt ut av samlingen, vil en person kunne bruke rapporten som grunnlag for å fjerne eksemplarer fra katalogen uten å måtte se på boka enda en gang.

Legg igjen en kommentar