CREW i ti trinn

Trinn en
Gjør kassering til en del av bibliotekstrategien. Strategier definerer handlinger og beslutninger og kan være til god hjelp i det daglige arbeidet. En kasseringsstrategi bør være del av en strategi som styrer bibliotekdriften i et hvert folkebibliotek. En skriftlig kasseringsstrategi er et nyttig og nødvendig forsvar mot eventuelle kontroversielle situasjoner som kan oppstå rundt kassering. Dersom biblioteket allerede har en samlingsutviklingsstrategi, kan kasseringsstrategien være et tillegg til den eller utgjøre
et selvstendig dokument. Utvikling av en strategi gir også gode muligheter for fruktbare diskusjoner relatert til kassering.

Vær oppmerksom på om det finnes noen reguleringer som setter begrensninger på hvordan kassert materiale kan behandles. Kommunene krever sortering av avfall. Det er viktig å undersøke om bøker går i restavfall, eller om det skal i papiravfallet. Dersom ditt bibliotek ikke allerede har en strategi for samlingsutvikling, er det viktig å ta seg tid til å utvikle en strategi som siden kan bli godkjent politisk.

Som del av en strategi for samlingsutvikling, bør man også utvikle regler for mottak av gaver. Disse reglene regulerer hvorvidt man bør ta i mot eller takke nei til gaver. Strategien bør også forklare hvordan gaver til biblioteket skal behandles. Gaver til biblioteket må passe inn i bibliotekets generelle plan for samlingsutvikling. I tillegg til å være et hjelpemiddel i forhold til hvordan donert litteratur skal behandles, må de også gi retningslinjer om at gaver skal behandles på samme måte som innkjøpt litteratur. Dermed unngår man å såre giverne når en bok gitt som gave senere blir kassert.

Gamle, verdifulle bøker må behandles spesielt. Det er ikke sikkert det er korrekt av et folkebibliotek å motta en verdifull samling. Her bør arkiver, Nasjonalbiblioteket, spesialbibliotek, museer og andre mottakere vurderes.

På neste side finner du eksempler på skriv som kan bli tatt med i bibliotekets samlingsutviklingsstrategi og som regulerer mottak av gavebøker og kassering:

KASSERING: Materiale som ikke lenger møter bibliotekets krav (inkludert eksemplarer som har blitt ødelagt og foreldet) vil bli systematisk tatt ut av samlingen etter det regelverket som oppstilles i CREW: En kasseringsmanual for moderne bibliotek. Biblioteksjefen og _______________ kommune står ansvarlig for at materialet blir avhendet på en ordentlig måte.

DONASJONER: ________________ bibliotek er glad for å motta gaver. Gaver mottas med glede så lenge ingen restriksjoner legges på bruken av materialet. Mottagelsen av gaver blir bestemt av biblioteksjefen på bakgrunn av bibliotekets mål og behov. Disse skal passe inn med bibliotekets plan for samlingsutvikling. All bruk vil bli bestemt av biblioteksjefen eller en person som er delegert ansvaret. Biblioteket har rett til å avhende gaver som er i dårlig fysisk stand (skjørt papir, vann- eller muggskader og/eller manglende sider).

Trinn to
Samle inn brukerstatistikk for å analysere samlingen. Ulike rapporter gir deg mulighet til å analysere og dokumentere de deler av samlingen som er i størst bruk. Dette er til stor hjelp når budsjettet skal fordeles på ulike deler av samlingen. Dersom du vet at bøker om helse og trening sirkulerer i gjennomsnitt fire ganger i året, vet du at disse bøkene må erstattes oftere enn andre deler av samlingen hvor omløpshastigheten er mindre.

Sirkulasjonsstatistikken bør inndeles i utlån etter Dewey/klassifikasjon, etter type av materiale og etter intellektuelt nivå. For eksempel bør det være mulig å ta ut en rapport som forteller deg hvilke ungdomsbøker som ikke har vært i sirkulasjon det siste året. Noen systemer tillater deg også å lage en spørring som ikke tar med de nyeste bøkene som ennå ikke har hatt mulighet til å være i sirkulasjon. Dersom du ikke vet hvilke rapporter som er mulig å generere, ta kontakt med din systemleverandør.

Det bør regelmessig samles inn statistikk over bruken av referansesamlingen og data om hvilke referansespørsmål som stilles. Det er også lurt å samle inn statistikk over bruken av mediene i bibliotekrommet jevnlig. Dette er viktig for å danne seg et godt bilde av hva som ikke blir lånt ut, men som likevel er i bruk i biblioteket.

Trinn tre
La kassering være en del av årshjulet i bibliotekets virksomhet. Prioriter og tidfest kassering. De delene av samlingen som har størst behov for kassering eller som det av en eller annen grunn skal gjøres noe med, f. eks. bøker som skal få nye strekkoder eller bøker som skal flyttes, kasseres først.

I en perfekt verden bør CREWing av en hel samling ta ca ett år å gjennomføre. Den første, mest omfattende CREWing kan meget gjerne ta lenger tid, særlig om det er lenge siden det ble kassert i samlingen. Dette betyr ikke at du fysisk behandler hver eneste bok det året, men at du bruker noe tid på å gjennomgå hele samlingen og som et minimum kasserer gamle og utslitte eksemplarer.

Sett av tilstrekkelig tid til CREWing. Dersom det gjøres grundig, vil kassering være en omfattende prosess som krever både tankevirksomhet og skjønn. Enkelte deler av samlingen vil ha sesongbetont utlån. Da er det spesielt viktig å unngå periodene hvor mye av samlingen er utlånt, slik at mest mulig av samlingen er tilgjengelig for gjennomgang. Selv om det ideelle vil være å kassere når det er få personer i biblioteket, er dette i praksis ikke så enkelt å få til. Den bibliotekaren som venter på en rolig stund, må ofte vente lenge. Å sette av egen tid til kassering, vil gjøre kassering til en del av de vanlige bibliotekrutinene. Ved å planlegge får du mulighet til å bruke ekstrahjelp som du vet vil være tilgjengelig i en bestemt periode.

Trinn fire
Samle inn følgende materiale på en boktralle ved de hyllene som skal gjennomgås:

  • En utskrift fra biblioteksystemet av det materialet som skal gjennomgås
  • En notisbok og «gule lapper»
  • En penn og gjerne ulike fargede penner
  • En blindbok eller annen type av hyllemerking
  • CREW manualen
  • En tom boktralle
  • Et antall merkelapper for kassering (se vedlegg)

Før du begynner arbeidet på en bestemt hylle, bør du påse at bøkene står i riktig orden. Du kan også få ekstrahjelp til å fjerne dubletter og utslitte bøker. Dette vil gjøre prosessen enklere, mer nøyaktig og redusere trangen til å sette bøkene i riktig orden eller på andre måter bli distrahert i arbeidet med kasseringen.

Trinn fem
Undersøk hele området du skal kassere. Se på hvert enkelt eksemplar for å se fysisk tilstand, siste utlånte datoer, utgivelsesdato og hvor aktuelt dette eksemplaret er for samlingen. Ta regelmessige pauser slik at du holder deg skjerpet. Ikke gjør så mye på én gang at du mister konsentrasjonen. Se nærmere på Dewey-delen av CREW-manualen slik at du oppdaterer deg på hva som er viktig å tenke igjennom innenfor hvert emneområde. Du må gjerne gjøre endringer tilpasset dine brukeres lokale behov. Ta deg tid til å skrive inn i manualen hvilke endringer du gjør så du husker det til neste gang du kasserer i den samme gruppa.

Dersom du er usikker på en avgjørelse, kan du sjekke eget og andre bibliotekers beholdning. Samkatalogen viser om andre bibliotek i nærområdet er eier av materialet. Dersom materialet finnes hos mange andre, vil det være enklere for deg å kassere.

Sett en «gul lapp» på de bøkene som det skal gjøres noe med (og skriv ned hva som skal gjøres). Sett inn igjen de bøkene som er OK. Dersom du må gjøre et midlertidig stopp i ar-
beidet, marker hvor langt du har kommet ved å sette inn en blindbok og marker siste bok du har gjennomgått på utskriften du har med deg. Det kan også være fornuftig å gjøre
notater over bøker du ønsker å stille ut, eller bøker du ønsker å ta med i ulike indekser, f. eks. en lokal indeks over novellesamlinger i biblioteket.

Trinn seks
Lag en oppdatert lagerbeholdning over bibliotekets samlinger. Når du likevel kasserer, er det fornuftig å få en oppdatert fortegnelse over innholdet i biblioteket. Når du gjennomgår en bok, lag et lite merke med en farget penn på et lite synlig sted f. eks. på baksiden av tittelbladet. Lag et tilsvarende merke på utskriften du har med deg.

Ikke vurder bøker du ikke fysisk holder i hånden, dersom du ikke har inkludert utlånte bøker i utskriften. Dersom en bok ikke er utlånt og ikke er på hylla, marker eksemplaret for videre ettersøking på et senere tidspunkt. Dersom eksemplaret ikke blir utlånt eller ikke blir lokalisert innenfor rimelig tid, markeres eksemplaret som tapt i katalogen.

I alle tilfeller skal returnerte bøker markeres i utskriften etter at du er ferdig med kasseringen i et område. Det samme gjelder bøker som blir lokalisert på et senere tidspunkt, eller som mangler markering for lagerbeholdning i boka eller i utskriften. Enhver bok som fremdeles ikke er sjekket ut på utskriften seks måneder etter oppdatering av lagerbeholdningen, kan anses som tapt eller stjålet – såfremt du ikke vet at eksemplaret er til innbinding eller i ferd med å komme inn etter et langvarig utlån. For å opprettholde en nøyaktig oversikt over samlingen, må du markere disse eksemplarene som tapt og slette dem fra bibliotekkatalogen.

Trinn syv
Sjekk de kasserte bøkene mot ulike bibliografiske ressurser. Dersom du er usikker på om et eksemplar skal kasseres, vil denne undersøkelsen kunne gi beskjed om hvorvidt boka brukes mye i referansearbeid. Brukes boka mye, bør den repareres eller om mulig erstattes.

Undersøk ulike online databaser for å finne ut om verket er å få tak i som fulltekst på internett. Dersom det er det, blir det også enklere å kassere det. Vær likevel klar over at noen brukere uansett vil foretrekke papirutgaven.

Trinn åtte
Behandle boka etter hva som har blitt bestemt at skal skje med den. Dersom du har brukt løse lapper for å markere hva som skal gjøres med den, behandler du bøkene slik du har bestemt.

Kasseringslapp
Boktittel eller id. Nr:
Til innbinding Kasseres
Markedsføres Boksalg
Doneres til: Erstattes/ny utgave
Sendt til:
Sjekk databaser for andre eiere Andre eiere
Tittel til erstatning for denne:
Signert av:

 

  1. Innbinding: Forbered bøkene for å bli sendt til innbinding. Dette tiltaket bør brukes med forsiktighet.
  2. Reparering: Gjør de nødvendige reparasjoner eller legg bøkene til side for reparering av andre på biblioteket. Vær kritisk når du vurderer reparering. Dersom det tar lenger enn ti minutter, prøve heller å erstatt boka med et nyere eksemplar. Vær ekstra forsiktig med å reparere foreldede bøker. Ingen ønsker å lese en bok som er full av lim og tape.
  3. Kasseres: Det er vanlig å bruke et stempel med utgått eller kassert for å markere at boka er tatt ut av samlingen. Dette er viktig for å unngå at personer kommer tilbake til biblioteket med bøker som er funnet. Legg bøkene til side for boksalg eller doner de til et annet bibliotek. Vurder alltid Depotbiblioteket hos Nasjonalbiblioteket.
  4. Erstattes: Legg til side for videre vurdering om en bok skal erstattes med en ny kopi, ny utgave eller en bedre tittel om samme emne.
  5. Resirkulering: Biblioteket er med stor sannsynlighet en del av kommunens plan for resirkulering av papir og annet resirkulerbart materiale. Har biblioteket ekstra mye som skal til resirkulering er det bra å gi beskjed på forhånd til de som står for innsamlingen. Noen steder er det nødvendig å rive i bøkene og fjerne f. eks omslaget.

Trinn ni
Sjekk for erstatninger og bestill. Når du er ferdig med en del av samlingen, velger du ut og bestiller inn det som skal erstattes. Sammenlign det kasserte med det som finnes på markedet av nye titler.

Dersom ikke samlingen inneholder noen anbefalte standardverker innenfor et spesifikt emne, bør du vurdere å gå til innkjøp av ett eller flere. Unntaket er om dette emnet er lite i bruk. Det er også lurt å sjekke oversikter over prisvinnende bøker.

Sjekk bokomtaler fra det siste året. Informasjon fra forlagene og Biblioteksentralen forteller deg når nye utgaver og titler (innenfor emnet) blir tilgjengelige. Både bøkene som skal skiftes ut, og utskriften kan merkes slik at det er enklere å huske på å skifte de ut.

Trinn ti
Lag en utstilling med bøker av høy litterær kvalitet som blir lite utlånt. Planlegg utstillingene slik at de blir mest mulig attraktive og fargerike. Dersom boken fremdeles ikke sirkulerer, bør du vurdere om boka kan selges eller doneres til et annet bibliotek. Dersom det ikke er noen interesse fra andre, kan boka kasseres. Prøv å sette utstillingsmontre på nye og gjerne uventede steder, slik som nær utlånsstasjonen. På den måten kan du friste lånere til å låne med seg mer.

Dersom denne rutinen gjøres hver dag eller i det minste ukentlig, vil du få en større innsikt i egen samling. Du får også en større mengde av mulig referanselitteratur. I tillegg til å få større kunnskap om hva som bør kjøpes inn.

Følger du denne rutinen, vil du få langt bedre oversikt over samlingens styrker og svakheter. Det kan også være fornuftig å koordinere utvelgelse av nye naturvitenskapsbøker med å CREWe bøkene på 500-hylla. På denne måten vil relasjonen mellom nåværende samling, samlingens bruk og framtidig utvikling av samling være sterk og direkte. Seleksjon etter emnegrupper gjør det også enklere å fordele innkjøpene jevnt ut over grupper som er mye i bruk, i motsetning til mer tilfeldig gjennomgang av kataloger, bokomtaler og boklister biblioteket mottar.

 

Legg igjen en kommentar